ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ (ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ)

1. Ποια είναι η γενική προθεσμία διεκπεραίωσης υποθέσεων των πολιτών από τις Διοικητικές Αρχές;

Σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  1  του  άρθρου  4  του  Ν.  2690/1999  (όπως αντικαταστάθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 6 του Ν. 3242/2004-ΦΕΚ 102/Α΄),  οι  δημόσιες  υπηρεσίες,  οι  Ο.Τ.Α  και  τα  Ν.Π.Δ.Δ.,  όταν  υποβάλλονται αιτήσεις,  οφείλουν  να  διεκπεραιώνουν  τις  υποθέσεις  των  ενδιαφερομένων  και  να αποφαίνονται  για  τα  αιτήματά  τους,  μέσα  σε  προθεσμία  πενήντα  (50)  ημερών, εφόσον από ειδικές διατάξεις δεν προβλέπονται μικρότερες προθεσμίες.  

Η προθεσμία αρχίζει από την κατάθεση της αίτησης στην αρμόδια υπηρεσία και την υποβολή  ή  συγκέντρωση  των  απαιτούμενων  δικαιολογητικών,  πιστοποιητικών  ή στοιχείων.

Αν η αίτηση υποβληθεί σε αναρμόδια υπηρεσία, η υπηρεσία αυτή οφείλει, μέσα σε τρεις  (3)  ημέρες,  να  τη  διαβιβάσει  στην  αρμόδια  και  να  γνωστοποιήσει  τούτο  στον ενδιαφερόμενο.

Όταν πρόκειται για υποθέσεις αρμοδιότητας περισσότερων υπηρεσιών, η προθεσμία των 50 ημερών παρατείνεται για 10, ακόμη, ημέρες (ήτοι, 60 ημέρες).

2.-   Υπάρχουν   διαφορετικές   (μεγαλύτερες)   προθεσμίες   για   περιπτώσεις αρμοδιότητας Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών;

Με την αριθ. 1097636/ 1212/ 0006Δ/ 3.12.2004 (ΦΕΚ 1839/Β΄) κοινή απόφαση των Υπουργών  Εσωτερικών,  Δημόσιας  Διοίκησης  και  Αποκέντρωσης  και  Οικονομίας  & Οικονομικών     έχουν     καθοριστεί     διαφορετικές     (μεγαλύτερες)     προθεσμίες διεκπεραίωσης ορισμένων υποθέσεων των πολιτών από το Υπουργείο Οικονομίας & Οικονομικών . 

3.- Ποια είναι η ημερομηνία έκδοσης της διοικητικής πράξης;

Ημερομηνία  έκδοσης  της  διοικητικής  πράξης,  άρα  και  ημερομηνία  διεκπεραίωσης υπόθεσης  είναι  αυτή  της  υπογραφής  από  τον  εκδότη  της  και  όχι  η  ημερομηνία διακίνησης  του  εξερχομένου  εγγράφου  από  την  αρμόδια,  γι’  αυτό,  Υπηρεσία  (αριθ. 1075146/892/006Δ/6.9.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16371_17190/10.8.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

4.-   Πως   ενεργεί   η   Υπηρεσία   σε   περίπτωση   αντικειμενικής   και   ειδικά αιτιολογημένης αδυναμίας διεκπεραίωσης υποθέσεων των πολιτών, εντός της νόμιμης προθεσμίας;

Σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  2  του  άρθρου  4  του  Ν.  2690/1999  (όπως αντικαταστάθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 11 του Ν. 3230/2004 και στη συνέχεια με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 6 του Ν. 3242/2004), εάν κάποια υπόθεση   δεν   μπορεί   να   διεκπεραιωθεί   στην   κατά   περίπτωση   προβλεπόμενη προθεσμία,  λόγω  αντικειμενικής  και  ειδικά  αιτιολογημένης  αδυναμίας,  η  υπηρεσία, οφείλει, μέσα σε πέντε (5) τουλάχιστον ημέρες πριν από την εκπνοή της προθεσμίας αυτής, να γνωστοποιήσει εγγράφως στον αιτούντα, τους λόγους της καθυστέρησης, τον  υπάλληλο  που  έχει  αναλάβει  την  υπόθεση,  τον  αριθμό  τηλεφώνου  του  για  την παροχή πληροφοριών και κάθε άλλη χρήσιμη πληροφορία.

5.-    Υποχρεούται    η    διοίκηση    να    χορηγεί    απόδειξη    παραλαβής    της υποβαλλόμενης αίτησης στον ενδιαφερόμενο; 

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του Ν.2690/99 (όπως συμπληρώθηκαν με τις διατάξεις  της  παρ.  2  του  άρθρου  6  του  Ν.3242/2004),  η  υπηρεσία  στην  οποία υποβάλλεται η αίτηση, οφείλει να χορηγεί στον ενδιαφερόμενο απόδειξη παραλαβής, στην  οποία  περιλαμβάνονται:  ο  οικείος  αριθμός  πρωτοκόλλου,  η  προθεσμία  εντός της  οποίας  υφίσταται  υποχρέωση  διεκπεραίωσης  της  υπόθεσής  του,  καθώς  και  η επισήμανση   ότι,   σε   περίπτωση   υπέρβασης   των   χρονικών   ορίων,   παρέχεται δυνατότητα αποζημίωσης, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.

6.-  Σε  ποιες  περιπτώσεις  δεν  ισχύουν  οι  κατά  τα  ανωτέρω  προθεσμίες διεκπεραίωσης υποθέσεων των πολιτών;

Σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  6  του  άρθρου  4  του  Ν.2690/99  (όπως συμπληρώθηκαν  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  2  του  άρθρου  6  του  Ν.3242/2004),  οι προθεσμίες για τη διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών, όπως αυτές αναφέρονται ανωτέρω, δεν ισχύουν στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α)  για  αναγνώριση  απαιτήσεων  κατά  του  Δημοσίου,  εφόσον  υφίσταται  σχετική εκκρεμής δίκη και  

β) όπου απαιτείται εμφάνιση του ενδιαφερομένου, ενώπιον συλλογικού οργάνου και η μη προσέλευσή του οφείλεται σε υποκειμενικούς ή αντικειμενικούς λόγους.

7.-   Πότε   συγχωρείται   υπέρβαση   των   προθεσμιών   για   τη   διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών;

Σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  6  του  άρθρου  10  του  Ν.2690/99  (όπως αντικαταστάθηκαν  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  3  του  άρθρου  6  του  Ν.3242/2004), υπέρβαση  των  προθεσμιών  για  τη  διεκπεραίωση  υποθέσεων  των  πολιτών,  όπως αυτές  αναφέρονται  ανωτέρω,  συγχωρείται  σε  περίπτωση  ανώτερης  βίας  (π.χ.  σε περίπτωση παγετού, κωλύματος συγκοινωνιών λόγω απεργίας, διαδήλωσης κ.λπ.), καθώς και όταν ο ενδιαφερόμενος επικαλείται τη συνδρομή γεγονότων γνωστών στην υπηρεσία.

8.-  Πότε  οι  υπηρεσίες  απαλλάσσονται  από  την  υποχρέωση  διεκπεραίωσης υποθέσεων των πολιτών;

Όταν το αίτημα είναι εμφανώς παράλογο, αόριστο, ακατάληπτο ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό (παρ. 3 άρθρου 4 Ν.2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε με τις διατάξεις της παρ. 3 άρθρου 11 Ν.3230/2004).

9.-   Εντός   ποιας   προθεσμίας,   οι   διοικητικές   αρχές   πρέπει   να   χορηγούν πιστοποιητικά και βεβαιώσεις στους ενδιαφερομένους;

Σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  4  του  άρθρου  4  του  Ν.2690/99,  οι  διοικητικές αρχές,  οφείλουν,  ύστερα  από  αίτηση  του  ενδιαφερομένου,  να  χορηγούν  αμέσως πιστοποιητικά  και  βεβαιώσεις.  Αν  δεν  είναι  δυνατή  η  άμεση  χορήγησή  τους,  αυτά αποστέλλονται ταχυδρομικώς, μέσα σε προθεσμία δέκα (10) ημερών, στη διεύθυνση που έχει δηλωθεί. Η υποχρέωση αυτή δεν υφίσταται, αν ο ενδιαφερόμενος δηλώσει ότι θα τα παραλάβει αυτοπροσώπως ή με εξουσιοδοτημένο έγγραφο.

10.-  Ποια  είναι  τα  δικαιώματα  των  πολιτών  σε  περίπτωση  μη  τήρησης  των προθεσμιών από τις διοικητικές αρχές;

Σε  περίπτωση  μη  τήρησης  των  προθεσμιών,  όπως  αυτές  καθορίζονται  από  τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 6 του Ν. 3242/2004 (με το οποίο τροποποιήθηκαν οι διατάξεις   της   παρ.   1   του   άρθρου   4   του   Ν.2690/99,   όπως   στη   συνέχεια αντικαταστάθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 11 του Ν.3230/2004) και την  αριθ.  1097636/  1212/  0006Δ/  3.12.2004    κοινή  απόφαση  των  Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Οικονομίας & Οικονομικών, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλλουν αίτηση για καταβολή αποζημίωσης από τον  οικείο  φορέα.  Το  ειδικό  έντυπο  της  αίτησης  χορηγείται  από  την  αρμόδια Υπηρεσία.  Η αίτηση από τον ενδιαφερόμενο υποβάλλεται στη Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους-    Πολίτη    του    Υπουργείου    Εσωτερικών,    Δημόσιας    Διοίκησης    και Αποκέντρωσης, για θέματα αρμοδιότητας των Υπουργείων, ή στην Ειδική Επιτροπή της παραγράφου 2β εδ. 4 του άρθρου δεύτερου του Ν.2690/99, που λειτουργεί στην έδρα   κάθε   Περιφέρειας,   για   θέματα   υπηρεσιών   του   Δημόσιου   τομέα,   όπως οριοθετείται από τις διατάξεις του άρθρου 14 του Ν.2190/94, όπως ισχύει.

11- Εντός ποιας προθεσμίας, οι πολίτες μπορούν να υποβάλλουν τις αιτήσεις για καταβολή αποζημίωσης;

Μέσα   σε   αποκλειστική   προθεσμία   εξήντα   (60)   ημερών,   από   την   παρέλευση άπρακτης  της  προθεσμίας,  που  ορίζεται  για  τη  διεκπεραίωση  της  υπόθεσης  ή  την οριστική  απάντηση  (βλ.  και  αριθ.  1066848/825/0006Δ/23.8.2004  έγγραφό  μας  και επισυναπτόμενη σε αυτή  αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.17/ΟΙΚ/17170 Κ.Υ.Α). 

ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΓΝΗΣΙΟΥ ΥΠΟΓΡΑΦΗΣ (ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ)

1. Ποιοι μπορούν να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής;

Όλες οι διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. υποχρεούνται να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής    κάθε    ενδιαφερομένου    (άρθρο    11    παρ.    1    Ν.2690/99,    όπως συμπληρώθηκε με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 16 Ν.3345/2005). 

Η  βεβαίωση  για  τους  Έλληνες  πολίτες  γίνεται  βάσει  του  δελτίου  ταυτότητας,  του διαβατηρίου ή της σχετικής προσωρινής βεβαίωσης της αρμόδιας αρχής. 

Για τους αλλοδαπούς, εάν μεν είναι πολίτες κρατών- μελών της Ε.Ε., από το δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο, ενώ στις άλλες περιπτώσεις, από το διαβατήριο ή άλλο έγγραφο βάσει του οποίου επιτρέπεται η είσοδός τους στη χώρα ή τα έγγραφα που έχουν εκδώσει οι αρμόδιες ελληνικές αρχές. 

Η  ταυτότητα  των  νομικών  προσώπων  αποδεικνύεται  σύμφωνα  από  τα οριζόμενα από τις διατάξεις που ισχύουν στην έδρα τους (άρθρο 3 παρ. 4 Ν.2690/99). 

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το διαβατήριο πρέπει να είναι σε ισχύ.

2.-   Σε   ποιες   περιπτώσεις   δεν   απαιτείται   η   βεβαίωση   του   γνησίου   της υπογραφής;

Όταν  ο  ενδιαφερόμενος  προσέρχεται  αυτοπροσώπως  για  υποθέσεις  του  στις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα ή τα Κ.Ε.Π., προσκομίζοντας το δελτίο ταυτότητας ή τα  αντίστοιχα  πρωτότυπα  έγγραφα  (διατάξεις  παρ.1  άρθρου  11  Ν.2690/99,  όπως συμπληρώθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 4 άρθρου 16 Ν.3345/2005).

3.- Η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής καλύπτει κάθε περίπτωση;

 Η  υποχρέωση  για  τη  θεώρηση  του  γνησίου  της  υπογραφής    καλύπτει  κάθε περίπτωση και δεν απαιτείται να είναι σχετική ή συναφής με το έργο της Υπηρεσίας, από την οποία ζητά τη θεώρηση ο πολίτης.

4.- Μπορούν οι δικηγόροι να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής;

Μόνο σε διαδικασίες που αφορούν στη λειτουργία και στην απονομή της δικαιοσύνης (όπως άρθρα 42, 83, 96 παρ. 2, 340 Κώδικα Ποινικής Δικονομίας), οι οποίες έχουν διαφορετικό  πεδίο  εφαρμογής  από  τον  Κώδικα  Διοικητικής  Διαδικασίας  (  βλ.  και  τα   13αριθ.  1085209/1091/0006Γ/6.9.2005  και  1097866/1224/0006Γ/14.10.2005  έγγραφά μας).

5.- Μπορούν οι συμβολαιογράφοι να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής;

Μπορούν  να  βεβαιώνουν  το  γνήσιο  της  υπογραφής,  που  τίθεται  ενώπιόν  τους,  σε κάθε  έγγραφο  που  σχετίζεται  με  τη  συναπτόμενη  πράξη  (βλ.    και  το  αριθ. 1040321/198/Β0013/13.5.2004 έγγραφο Δ/νσης Φορολογίας Κεφαλαίου).

6.-  Νομιμοποιείται  υπάλληλος  Διοικητικής  αρχής  ή  Κ.Ε.Π.-  που  έχει  την αρμοδιότητα  να  προβαίνει  στη  βεβαίωση  του  γνησίου  της  υπογραφής-  να βεβαιώνει   το   γνήσιο   της   δικής   του   υπογραφής,   σε   εξουσιοδότηση,   ως εξουσιοδοτών    πρόσωπο,    καθώς    και    σε    εξουσιοδότηση    τρίτου,    ως εξουσιοδοτούμενος;

Yπάλληλος Διοικητικής αρχής ή Κ.Ε.Π.- που έχει την αρμοδιότητα να προβαίνει στη βεβαίωση  του  γνησίου  της  υπογραφής-  δεν  νομιμοποιείται  να  βεβαιώνει  το  γνήσιο της  δικής  του  υπογραφής,  σε  εξουσιοδότηση,  ως  εξουσιοδοτών  πρόσωπο,  ούτε όμως και σε εξουσιοδότηση τρίτου, ως εξουσιοδοτούμενος (άρθρο 36 Ν. 2683/1999).

Πρόδηλο είναι ότι η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής θα γίνει είτε από τον κατά νόμο  αναπληρωτή  του  εν  λόγω  υπαλλήλου,  είτε  από  υπάλληλο  άλλης  Διοικητικής Αρχής. (αριθ.  1044680/504/0006Δ/18.5.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_3726/2.5.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

7.- Είναι δυνατή η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής  σε λευκό χαρτί ή σε προεκτυπωμένα  έντυπα  υπεύθυνης  δήλωσης,  επί  των  οποίων  δεν  έχει συμπληρωθεί το περιεχόμενο της δήλωσης ή βεβαίωσης του ενδιαφερομένου;

Δεν είναι επιτρεπτή η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής σε λευκό χαρτί, ούτε και σε  έντυπα  (π.χ.  εξουσιοδότηση),  στα  οποία  έχουν  συμπληρωθεί  μόνο  οι  ενδείξεις των στοιχείων ταυτότητας του ενδιαφερομένου, καθώς αυτά δεν αποτελούν έγγραφα, κατά  τα  ανωτέρω,  γιατί  η  βεβαίωση  του  γνησίου  της  υπογραφής  γίνεται  μόνο  επί εγγράφων, δηλαδή κειμένων, στα οποία περιλαμβάνεται η δήλωση της βούλησης του ενδιαφερομένου  ή  άλλο  στοιχείο  προορισμένο  ή  πρόσφορο  να  αποδείξει  γεγονός που έχει έννομη σημασία. (αριθ.  1044680/504/0006Δ/18.5.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_3726/2.5.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

8.- Υποχρεούνται οι διοικητικές αρχές, από τις οποίες ζητείται η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής, να ελέγχουν το επιλήψιμο των σχετικών εγγράφων;

Δεν  προκύπτει,  από  τις  διατάξεις  της  παρ.  1  του  άρθρου  11  Ν.  2690/1999  (ΦΕΚ 45/Α΄), όπως αυτές συμπληρώθηκαν με τις διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 16 Ν. 3345/2005 (ΦΕΚ 138/Α΄), υποχρέωση των Διοικητικών αρχών (κατά συνέπεια και των  Υπηρεσιών  του  Υπουργείου),  από  τις  οποίες  ζητείται  η  βεβαίωση  του  γνησίου της   υπογραφής,   να   ελέγχουν   το   επιλήψιμο   του   περιεχομένου   των   σχετικών εγγράφων. Ωστόσο, δεν μπορεί να βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής σε δήλωση προδήλως  παράνομη,  καθώς  η  Διοίκηση  δεν  μπορεί  να  συμπράξει  σε  παράνομες πράξεις. (αριθ.  1044680/504/0006Δ/18.5.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_3726/2.5.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

9.-  Η  επισημειωματική  πράξη,  για  τη  βεβαίωση  του  γνησίου  της  υπογραφής, γίνεται  μόνο  στο  σώμα  του  κειμένου  του  εγγράφου,  του  οποίου  ζητείται  η βεβαίωση ή και σε ξεχωριστό έγγραφο;

Η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής γίνεται με σχετική επισημειωματική πράξη, αποκλειστικά  επί  του  εγγράφου,  το  οποίο  περιλαμβάνει  τη  βούληση  του  δηλούντος και είναι δυνατή επί εγγράφων που έχουν διορθώσεις ή κενά.   (αριθ.  1044680/504/0006Δ/18.5.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_3726/2.5.2006 έγγραφο ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

10. Είναι δυνατή η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου  σε ξενόγλωσσο κείμενο, το οποίο πρόκειται να υποβληθεί  σε αλλοδαπή αρχή;

Τη  βεβαίωση  του  γνησίου  της  υπογραφής  μπορεί  κάθε  ενδιαφερόμενος  να  ζητήσει από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, ανεξαρτήτως της γλώσσας, στην οποία το σχετικό έγγραφο έχει συνταχθεί, καθώς από τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας δεν προκύπτει αντίστοιχη διάκριση με κριτήριο τη γλώσσα σύνταξης.

Επίσης, από τις κείμενες διατάξεις δεν προκύπτει απαγόρευση στη Διοίκηση να  βεβαιώσει  το  γνήσιο  της  υπογραφής  επί  εγγράφου,  το  οποίο  θα  υποβληθεί  σε αλλοδαπή αρχή. (αριθ.  1044680/504/0006Δ/18.5.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_3726/2.5.2006 έγγραφο ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α). 

ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ (ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ)

1.- Ποιοι μπορούν να επικυρώνουν αντίγραφα διοικητικών εγγράφων:

α)  όλες  οι  Διοικητικές  Αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.,  από  το  πρωτότυπο  ή  από  το  ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε.

β) οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση  των  λειτουργημάτων  τους  (βλ.  και  αριθ.  1083343/  1076/  0006Δ/  2.9.2005 έγγραφό  μας  και  τα    επισυναπτόμενα  σε  αυτό  αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005, ΔΙΣΚΠΟ/  Φ.15/  οικ./  13143/  1.7.2005  και  ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13558/25.8.2005  έγγραφα του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

Σημείωση:   Είναι   αδύνατη   η   επικύρωση   από   αντίγραφο,   το   οποίο  δεν   έχει επικυρωθεί από την αρχή που εξέδωσε το πρωτότυπο (Ολομ. Ν.Σ.Κ. 233/2000).

2.-  Σε  ποιο  σημείο  του  αντιγράφου  ή  φωτοαντιγράφου  γίνεται  η  σχετική επισημειωματική πράξη της επικύρωσης;

Για  την  επικύρωση  αντιγράφου  εγγράφου  γίνεται,  από  το  αρμόδιο  όργανο  της Διοίκησης, επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου. Η πράξη  αυτή  τίθεται  σε  σημείο  του  φωτοαντιγράφου,  αντίστοιχο  με  εκείνο  όπου  και στο   πρωτότυπο   έγγραφο   υπάρχει   υπογραφή   του   αρμόδιου   οργάνου      (αριθ. 1075146/892/006Δ/5.9.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16371_17190/10.8.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

3.-  Είναι  δυνατή  η  επικύρωση,  από  τις  Διοικητικές  αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π., αντιγράφου εγγράφου από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που  εξέδωσε  το  πρωτότυπο,  σε  περίπτωση  που  προσκομίζεται  από  τρίτο πρόσωπο,  χωρίς  σχετική  εξουσιοδότηση  από  το  πρόσωπο  που  αφορά  το έγγραφο;

Είναι  δυνατή  η  επικύρωση,  καθώς  από  τις  διατάξεις  που  αφορούν  στη  διαδικασία επικύρωσης  (άρθρο  11  παρ.  2  Ν.  2690/1999,  όπως  αντικαταστάθηκε  από  τις διατάξεις  της  παρ.  5  του  άρθρου  16  Ν.3345/2005)  δεν  προκύπτει  απαγόρευση επικύρωσης αντιγράφου εγγράφου, όταν αυτό δεν προσκομίζεται από το πρόσωπο στο οποίο αναφέρεται, αλλά από τρίτο πρόσωπο, χωρίς σχετική εξουσιοδότηση. 

Όμως, σύμφωνα με τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημόσιων Υπηρεσιών, στη σχετική επισημειωματική  πράξη,  σαφώς  πρέπει  να  αναγράφεται  το  ονοματεπώνυμο  και  το πατρώνυμο, καθώς και ο αριθμός δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου στοιχείου  (άρθρο  3  Ν.2690/1999)  του  προσώπου,  που  προσκομίζει  το  προς

επικύρωση  έγγραφο  (αριθ.  1083343/  1076/  0006Δ/  2.9.2005  έγγραφό  μας  και  το επισυναπτόμενο   σε   αυτό   αριθ.   ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13558/25.8.2005   έγγραφο   του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α). 

4.-  Απαιτείται  να  τεθεί  στρογγυλή  σφραγίδα  στις  ενώσεις  των  σελίδων  του προς επικύρωση εγγράφου, με μονογραφή των αρμόδιων υπαλλήλων;

Λόγω  της  ιδιάζουσας  φύσης  του  περιεχομένου  των  εγγράφων  των  Υπηρεσιών  του Υπουργείου  ή  των  υποβαλλόμενων  δικαιολογητικών  ή  βεβαιώσεων  από  τους πολίτες, οι Υπηρεσίες του Υπουργείου μπορούν να αποφασίσουν για τις κατηγορίες εκείνες  των  εγγράφων,  για  τις  οποίες  θα  τίθεται  η  στρογγυλή  σφραγίδα  και  στις ενώσεις    των    σελίδων,    με    μονογραφή    των    αρμόδιων    υπαλλήλων    (αριθ. 1075146/892/006Δ/5.9.2006  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16371_17190/10.8.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

5.- Σε ποιες περιπτώσεις δεν απαιτείται η επικύρωση αντιγράφων διοικητικών εγγράφων;

Όταν τα αντίγραφα αυτά συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση του Ν.1599/86, στην οποία  ο  ενδιαφερόμενος  βεβαιώνει  την  ακρίβεια  των  στοιχείων,  οπότε  και  γίνονται \υποχρεωτικά αποδεκτά  από  τη  Διοίκηση  (παρ.  2  και  3  του  άρθρου  11  ν.2690/99, όπως συμπληρώθηκε με τις διατάξεις των παραγράφων 5 και 6 ν. 3345/2005).

 

6.-  Τα  επικυρωμένα  αντίγραφα  διοικητικών  εγγράφων  γίνονται  υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση;

Τα  επικυρωμένα  αντίγραφα,  που  εξέδωσε  διοικητική  αρχή,  γίνονται  υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση (παρ. 3 άρθρου 11 Ν.2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε από τις διατάξεις της παρ. 6 άρθρου 16 Ν. 3345/2005).

Όμως,  όπως  προκύπτει  από  τις  διατάξεις  του  τελευταίου  εδαφίου  της  παρ.  4  του άρθρου  14  του  Ν.  1599/86,  σε  συνδυασμό  με  τις  διατάξεις  του  άρθρου  33  του  Ν. 2690/99,   τυχόν  υφιστάμενες   ειδικές   διατάξεις   που   προβλέπουν   την   υποβολή πρωτότυπων  στοιχείων, εξακολουθούν  να  ισχύουν  (Π.χ.  για  τη  χορήγηση  του φοιτητικού  στεγαστικού  επιδόματος  απαιτείται  η  υποβολή  στο  πρωτότυπο  του πιστοποιητικού   Πανεπιστημίων   ή   Τ.Ε.Ι.,   βλ.   και   αριθ.   1020146/   215/   0006Δ /27.2.2006  έγγραφό  μας  στο  Παράρτημα  5),  εκτός  αν  καταργηθούν  με  κοινή απόφαση  του  Υπουργού  Εσωτερικών,  Δημόσιας  Διοίκησης  και  Αποκέντρωσης  και του καθ’ ύλην αρμόδιου υπουργού.

7.-  Είναι  δυνατή  η  επικύρωση  αντιγράφων  εκκαθαριστικών  σημειωμάτων φόρου  εισοδήματος  φυσικών  προσώπων  από  τις  Διοικητικές  Αρχές  και  τα Κ.Ε.Π.;

 Οι διατάξεις του εδαφίου α΄ της παρ. 2 του άρθρου 11 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του  Κώδικα  Διοικητικής  Διαδικασίας  και  άλλες  διατάξεις»  (ΦΕΚ  45/Α΄),  όπως αντικαταστάθηκαν  από  τις  διατάξεις  της  παρ.  5  του  άρθρου  16  του  Ν.  3345/2005 (ΦΕΚ   138/Α΄),   αναφέρονται   στην   υποχρέωση   των   Διοικητικών   Αρχών   να επικυρώνουν  αντίγραφα  εγγράφων,  τα  οποία  έχουν  εκδοθεί  νόμιμα,  δηλαδή  όπως ορίζουν οι κείμενες διατάξεις, από τη Διοίκηση.

Συνεπώς,   τα   εκκαθαριστικά   σημειώματα   φόρου   εισοδήματος   φυσικών προσώπων, τα οποία φέρουν μηχανική αποτύπωση της (στρογγυλής) υπηρεσιακής σφραγίδας  και  της  υπογραφής  του  εκάστοτε  Γενικού  Γραμματέα  Πληροφοριακών Συστημάτων (σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του Ν. 599/1977- ΦΕΚ 160/Α΄, όπως  αντικαταστάθηκαν  με  τις  διατάξεις  του  άρθρου  91  του  Ν.  1041/1980-  ΦΕΚ 75/Α΄),  είναι  έγγραφα  που  εκδίδονται  από  Διοικητική  Αρχή  και  συνεπώς  αντίγραφα αυτών επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π., σύμφωνα με τις προαναφερθείσες     διατάξεις     του     Κώδικα     Διοικητικής     Διαδικασίας     (αριθ. 1084053/1012/0006Δ/9.10.2006 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_20261/19.9.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

8.-    Είναι    έγκυρα    τα    πιστοποιητικά    του    Υπουργείου    Οικονομίας    και Οικονομικών   (Βεβαιώσεις   Φορολογικής   Ενημερότητας   και   Εκκαθαριστικά Σημειώματα) που χορηγούνται μέσω διαδικτύου (υπηρεσία TAXISNET);

Σύμφωνα με τις αριθ. 2837/0030/11.11.2003 (ΦΕΚ 1685/Β΄) και 1022576/28.2.2005 (ΦΕΚ  317/Β΄)  αποφάσεις  του  Υπουργού  Οικονομίας  και  Οικονομικών,  αποτελούν διοικητικά έγγραφα, έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και είναι έγκυρα για κάθε χρήση από      τους      ενδιαφερομένους     (αριθ.      1070556/846/0006Γ/14.6.2005      και 1639/0030/15.6.2005  έγγραφα  της  Δ/νσης  Οργάνωσης  και  της  Δ/νσης  Εφαρμογών Η/Υ). 

9.-   Επικυρώνονται   από   τις   διοικητικές   αρχές   και   τα   Κ.Ε.Π.   αντίγραφα εγγράφων  που  εκδίδονται  από  τις  Διπλωματικές  και  προξενικές  Αρχές  της χώρας μας;

Επικυρώνονται από τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. τα αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται  από  τις  Διπλωματικές  και  προξενικές  Αρχές  της  χώρας  μας  (Πρεσβείες, προξενεία   κ.λπ),   γιατί   οι   Αρχές   αυτές   συνιστούν   Εξωτερικές   Υπηρεσίες   του Υπουργείου Εξωτερικών (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο    σε    αυτό    αριθ.    ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005    έγγραφο    του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

10.- Υπάρχουν ειδικότερες περιπτώσεις επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων;   

Υπάρχουν. Έτσι, είναι δυνατή η επικύρωση αντιγράφων των παρακάτω εγγράφων:

α) Των αδειών παραμονής αλλοδαπών της Δ/νσης Αλλοδαπών που εκδίδονται από τις Περιφέρειες, σύμφωνα με τους Ν.2910/2001 και 3013/2002.

β)  Των  Βεβαιώσεων  που  χορηγούνται,  σύμφωνα  με  τα  άρθρα  1  του  Ν.  2790/2000 και 76 παρ. 6 του Ν. 2910/2001, σε ομογενείς της πρώην Σοβιετικής Ένωσης

γ) Των Βεβαιώσεων και ειδικών σημάτων λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων που χορηγούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες.  (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

11.-   Είναι   σύννομη   η   πρακτική   δημόσιων   υπηρεσιών,   όπως,   επί   του διακρατούμενου από αυτές αντιγράφου του προσαγόμενου και απαιτουμένου κατά  νόμο  εγγράφου  αλλοδαπής  αρχής,  βεβαιώνουν  ότι  είναι  όμοιο  προς  το πρωτότυπο;

Σύμφωνα  με  την  αριθ.  381/2002  Γνωμοδότηση  του  Νομικού  Συμβουλίου  του Κράτους, δεν αποκλείεται από το νόμο η πρακτική των δημόσιων υπηρεσιών, όπως, επί του διακρατούμενου από αυτές αντιγράφου του προσαγόμενου και απαιτούμενου κατά   νόμο   εγγράφου   αλλοδαπής   αρχή�B προξθCπως   στην   περίπτωση   αλλοδαπού διαβατηρίου),  βεβαιώνουν  ότι  είναι  όμοιο  προς  το  πρωτότυπο,  εκτός  αν  από  τις εκάστοτε εφαρμοζόμενες ειδικές διατάξεις προκύπτει ότι απαιτείται να κατατεθεί και να  παραμείνει  στον  υπηρεσιακό  φάκελο  το  ίδιο  το  προσαγόμενο  έγγραφο  της αλλοδαπής  αρχής.  Παρατηρείται  ότι  στην  περίπτωση  αυτή  δεν  πρόκειται  για επικύρωση   αντιγράφου   κατά   το   άρθρο   11   παρ.   2   του   Κώδικα   Διοικητικής Διαδικασίας,  αλλά  για  βεβαίωση,  που  χρησιμεύει  αποκλειστικά  στην  υπηρεσία,  ότι προσήχθη  το  απαιτούμενο  αλλοδαπό  έγγραφο  και  ότι  όμοιό  του  είναι  αυτό  που παραμένει στον υπηρεσιακό φάκελο.

12.- Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων  που εκδίδονται από τις Διοικητικές Αρχές, για τα οποία ο νόμιμος τύπος σύνταξης δεν προβλέπει τη σφράγιση με τη σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας;

Αντίγραφα  εγγράφων  που  εκδίδονται  από  τις  Διοικητικές  Αρχές,  για  τα  οποία  ο νόμιμος τύπος σύνταξης δεν προβλέπει τη σφράγιση με τη σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας  (ιατρικές  γνωματεύσεις  δημόσιων  νοσοκομείων  κ.λπ),  επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές, εφόσον ο ενδιαφερόμενος προσκομίζει το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο του εκδότη (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005  έγγραφο  του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

13.- Επικυρώνονται αντίγραφα αδειών οδήγησης;

Αντίγραφα  αδειών  οδήγησης  επικυρώνονται  από  όλες  τις  διοικητικές  αρχές  και  τα Κ.Ε.Π.  Επιβάλλεται,  όμως,  να  ενημερώνονται  οι  ενδιαφερόμενοι  ότι  τα  ακριβή αντίγραφα αδειών οδήγησης, δεν έχουν νομική ισχύ άδειας οδήγησης και επομένως, δεν  δίνουν  στο  κάτοχό  τους  το  δικαίωμα  να  οδηγεί  με  αυτά  (αριθ.  1083343/  1076/ 0006Δ/     2.9.2005     έγγραφό     μας     και     επισυναπτόμενο     σε     αυτό     αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

14.- Επικυρώνονται έγχρωμα αντίγραφα εγγράφων;

Είναι δυνατή η επικύρωση έγχρωμων αντιγράφων εγγράφων, δεδομένου ότι από τις διατάξεις που διέπουν τη διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων, δεν προκύπτει καμία διάκριση μεταξύ έγχρωμων ή μη αντιγράφων (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

15.- Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που φέρουν φωτογραφία;

Αντίγραφα    εγγράφων    που    φέρουν    φωτογραφία    επικυρώνονται    χωρίς    την τοποθέτηση/  επικόλληση  φωτογραφίας  σε  αυτά,  γιατί  η  τοποθέτηση/  επικόλληση   φωτογραφίας   συνιστά   αλλοίωση   ουσιωδών   χαρακτηριστικών   του   πρωτότυπου εγγράφου    (αριθ.    1083343/    1076/    0006Δ/    2.9.2005    έγγραφό    μας    και    το επισυναπτόμενο    σε    αυτό    αριθ.    ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005    έγγραφο    του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α). 

Για  το  θέμα  αυτό  σχετικό  είναι  και  το  αριθ.  34989/Γ2/6.4.2005  έγγραφο  της  Δ/νσης Σπουδών  Δευτεροβάθμιας  Εκπαίδευσης  του  Υπουργείου  Εθνικής  Παιδείας  και Θρησκευμάτων, σύμφωνα με το οποίο στα φωτοαντίγραφα των απολυτήριων τίτλων, που   επικυρώνονται   από   τα   σχολεία,   δεν   θα   επικολλάται   φωτογραφία   του ενδιαφερομένου  με  σφραγίδα  και  υπογραφή  του  Διευθυντή  του  Σχολείου  (αριθ. 1095939/1167/0006Δ/1.11.2006 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_23238/26.10.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

16.-Επικυρώνονται αντίγραφα των κρατικών πιστοποιητικών Γλωσσομάθειας;

Τα κρατικά πιστοποιητικά Γλωσσομάθειας που εκδίδονται, σύμφωνα  με την παρ. 6 του  άρθρου  3  του  Ν.2740/1999  (ΦΕΚ  186/Α΄),  από  την  αυτοτελή  Διεύθυνση Πιστοποίησης  της  Γνώσης  Ξένων  Γλωσσών  του  Υπουργείου  Εθνικής  Παιδείας  και Θρησκευμάτων,  ανεξαρτήτως  της  δίγλωσσης  μορφής  αυτών,  συνιστούν  έγγραφα εκδοθέντα από Διοικητική Αρχή και κατά συνέπεια, οι διοικητικές αρχές υποχρεούνται να επικυρώνουν αντίγραφα αυτών, με την επίδειξη του πρωτοτύπου ή του ακριβούς αντιγράφου  της  εκδούσας  αρχής  (αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_12733/7.7.2005  έγγραφο ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

17.-    Επικυρώνονται    αντίγραφα    εγγράφων    που    εκδίδονται    από    τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία;

 Όλες  οι  Διοικητικές  Αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.  υποχρεούνται  να  επικυρώνουν  αντίγραφα εγγράφων, που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία, με  την  επίδειξη  του  πρωτοτύπου  ή  του  ακριβούς  αντιγράφου  της  εκδούσας  αρχής (αριθ. 1100165/1274/0006Δ/21.10.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_14941_15832/29.9.2005 έγγραφο ΥΠ.ΣΕ.ΔΔ.Α.).

18. Επικυρώνονται αντίγραφα των εκδιδόμενων από την Ελληνική Αστυνομία διαβατηρίων;

 Όλες  οι  Διοικητικές  Αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.  έχουν  τη  δυνατότητα  να  προβαίνουν  σε επικύρωση αντιγράφων των εκδιδόμενων από την Ελληνική Αστυνομία διαβατηρίων (αριθ.   1071663/1639/0001Α/2.8.2006   έγγραφο   της   Δ/νσης   Διοικητικού   και   το επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/  Φ.15/  15409/  27.7.2006  έγγραφο  του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α)

19.-   Υπάρχουν   περιπτώσεις   εγγράφων   και   διαδικασιών,   αρμοδιότητας Υπηρεσιών  του  Υπουργείου  Οικονομίας  και  Οικονομικών,  που  εξαιρούνται από  τις  ρυθμίσεις  που  αφορούν  στην  επικύρωση  αντιγράφων  εγγράφων  και προβλέπονται από Κοινή Υπουργική Απόφαση ή από ειδικές διατάξεις;

NAI (αριθ. 1008564/ 110/ 0006Δ/ 25.1.2006-ΦΕΚ 163/Β΄ και 1100135/ 1219/ 0006Δ/ 13.12.2006- ΦΕΚ 1718/Β΄ Κ.Υ.Α και αριθ. 1020146/ 215/ 0006Δ/ 27.2.2006 έγγραφό μας, στα Παραρτήματα 3, 4 και 5).

 

20.- Ποια έγγραφα δεν επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π;

α) Τα ιδιωτικά έγγραφα,

β) Τα έγγραφα που εκδίδουν συμβολαιογράφοι ή δικηγόροι,

γ) Τα έγγραφα που προέρχονται από δικαστικές αρχές,

δ) Τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και στα πλαίσια αλλοδαπών έννομων τάξεων,

ε) Τα έγγραφα των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου,

στ) Τα έγγραφα των Νομικών Προσώπων Διεθνούς Δικαίου,

ζ) Τα έγγραφα των Εκκλησιαστικών Αρχών   10

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η Δ.Ε.Η., ο Ο.Τ.Ε., οι φορείς που εξέρχονται από το Δημόσιο Τομέα σε εφαρμογή των άρθρων 30 του Ν.1914/1990 και 22 του ν. 1947/1991, καθώς και οι δημοτικές  και  κοινοτικές  επιχειρήσεις,  που  συστήνονται  σύμφωνα  με  το  άρθρο  277 του Π.Δ. 410/1995, δεν υπάγονται στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και τα έγγραφά τους δεν επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

21.-   Υπάρχουν   ειδικότερες   περιπτώσεις   μη  επικύρωσης   αντιγράφων εγγράφων; 

α).-  Δεν  μπορούν  να  επικυρωθούν  από  Διοικητική  Αρχή  αντίγραφα  ιδιωτικών εγγράφων (έγγραφα συμβολαιογράφων, ιδιωτικά συμφωνητικά, τιμολόγια, υπεύθυνες δηλώσεις,  διαγράμματα  ιδιωτών  μηχανικών,  βεβαιώσεις  εργοδοτών,  αποδείξεις παροχής   υπηρεσιών   κ.λπ),   ανεξάρτητα   αν   τα   ιδιωτικά   αυτά   έγγραφα   έχουν, μεταγενέστερα της έκδοσής τους, σφραγιστεί, θεωρηθεί ή υποστεί οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία από τη Διοίκηση (αριθ. 1083343/ 1076/ 0006Δ/ 2.9.2005 έγγραφό μας και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  αριθ.  ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005  έγγραφο  του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α).

β).-  Στην  εισηγητική  έκθεση  του  Ν.  1599/86  αναγράφεται  σχετικά  ότι  «με  τον  όρο διοικητικό  έγγραφο    εννοείται  όχι  μόνο  τα  έγγραφα  με  τη  στενή  έννοια  του  νόμου, αλλά ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης».

Εξάλλου, Διοικητικά έγγραφα, κατά την έννοια και το σκοπό του νόμου, θα πρέπει να θεωρηθούν    και    τα    μη    προερχόμενα    από    δημόσιες    υπηρεσίες,    αλλά χρησιμοποιηθέντα ή ληφθέντα υπ’ όψιν για τον καθορισμό της διοικητικής δράσεως ή τη διαμόρφωση γνώμης ή κρίσεως διοικητικού οργάνου (AD HOC Ολ. ΝΣΚ 436/92).

Διευκρινίζεται ότι τα παραπάνω αφορούν στις περιπτώσεις εγγράφων, τα οποία, ενώ δεν  είναι  διοικητικά,  εφόσον  έχουν  χρησιμοποιηθεί  ή  ληφθεί  υπ’  όψιν  για  τον καθορισμό  διοικητικής  δράσης  ή  τη  διαμόρφωση  γνώμης  ή  κρίσης  διοικητικού οργάνου,  λογίζονται  ως  τέτοια  και  κατά  συνέπεια,  χορηγούνται  με  την  επίκληση απλού  εύλογου  ενδιαφέροντος.  Η,  ως  ανωτέρω,  ευρεία  διατύπωση  του  όρου «διοικητικό  έγγραφο»,  αφορά  στο  πεδίο  της  πρόσβασης  ενός  πολίτη  σε  έγγραφα, που τηρούνται στο αρχείο μιας Υπηρεσίας και όχι στην περίπτωση της επικύρωσης αντιγράφων  εγγράφων,  σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  2  του  άρθρου  11  του ν.2690/99 (αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13558/25.8.2005 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.ΔΔ.Α.)

γ).-  H  θεώρηση-  επικύρωση  αντιγράφων  εγγράφων:  i)  των  Ιδιωτικών  Ι.Ε.Κ.  γίνεται μόνο  από  τον  Οργανισμό  Επαγγελματικής  Εκπαίδευσης  και  Κατάρτισης  και  ii)  των Ιδιωτικών  Σχολείων  και  Ξένων  Σχολείων,  με  Ξένο  ή  Ελληνικό  Πρόγραμμα,  γίνεται από τη Β΄ Δ/νση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης Αθηνών (αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/ Φ.22 /7701 /26.4.2002 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

22.-  Πότε  μπορούν  οι  διοικητικές  αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.  να  επικυρώνουν αντίγραφα   ιδιωτικών   εγγράφων   ή   εγγράφων   που   έχουν   εκδοθεί   από αλλοδαπές αρχές;

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 11 του Ν.2690/1999, όπως αυτές αντικαταστάθηκαν  από  τις  διατάξεις  της  παρ.  5  του  άρθρου  16  του  Ν.3345/2005 «Ακριβή  αντίγραφα  από  αντίγραφα  ιδιωτικών  εγγράφων  ή  εγγράφων  που  έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο ή δημόσια αρχή,  επικυρώνονται από  όλες  τις  διοικητικές  αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π»  (Μπορούν, δηλαδή,  οι  διοικητικές  αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.  να  επικυρώνουν  ακριβή  αντίγραφα ιδιωτικών  εγγράφων  ή  εγγράφων  που  έχουν  εκδοθεί  από  αλλοδαπές  αρχές,  από αντίγραφα αυτών, που έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο).

23.- Τι είδους έγγραφα είναι τα συμβολαιογραφικά και τα δικηγορικά έγγραφα και πότε επικυρώνονται από τις Διοικητικές αρχές; 

Τα  έγγραφα  που  εκδίδονται  από  συμβολαιογράφους  ή  δικηγόρους  είναι  ιδιωτικά έγγραφα. Η επικύρωση αντιγράφου ιδιωτικού εγγράφου, από το πρωτότυπο, γίνεται μόνο από δικηγόρο.

  Σύμφωνα  και  με  τις  διατάξεις  της  παρ.  2  του  άρθρου  11  του  Ν.2690/1999 (όπως  αντικαταστάθηκαν  από  τις  διατάξεις  της  παρ.  5  του  άρθρου  16  του  Ν. 3345/2005), οι Διοικητικές αρχές (κατά συνέπεια και οι Υπηρεσίες του Υπουργείου) μπορούν  να  επικυρώνουν  ακριβή  αντίγραφα  συμβολαιογραφικών  και  δικηγορικών εγγράφων,  από  αντίγραφα  αυτών  που  έχουν  επικυρωθεί  από  δικηγόρο  (αριθ. 1042725/497/0006Δ/16.5.2005   έγγραφό   μας   και   το   επισυναπτόμενο   σε   αυτό ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15_7381/ 25.4.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

24.- Τι είδους έγγραφα είναι τα δικαστικά και τα εκκλησιαστικά έγγραφα;

Τα  έγγραφα  που  εκδίδονται  από  δικαστικές  ή  εκκλησιαστικές  αρχές  συνιστούν δημόσια μεν, όχι, όμως διοικητικά έγγραφα, καθώς τα Δικαστήρια και η Εκκλησία δεν είναι   Διοικητικές   Αρχές,   υπαγόμενες   στις   διατάξεις   του   Κώδικα   Διοικητικής Διαδικασίας.  Κατά  συνέπεια  αντίγραφα  των  εγγράφων  αυτών  επικυρώνονται  από συμβολαιογράφους  ή  δικηγόρους,  σύμφωνα  με  τις  διατάξεις  που  διέπουν  τα λειτουργήματα αυτά.

  Η Διοίκηση (επομένως και οι Υπηρεσίες του Υπουργείου) δεν νομιμοποιείται να  επικυρώνει  αντίγραφα  δικαστικών  ή  εκκλησιαστικών  εγγράφων,  ούτε  από  το πρωτότυπο,  ούτε  όμως  και  από  το  ακριβές  αντίγραφο  που  έχει  επικυρωθεί  από δικηγόρο,   γιατί,   οι   προαναφερόμενες   διατάξεις   (παρ.   2   του   άρθρου   11   του Ν.2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε από τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 16 του Ν.  3345/2005)  αφορούν  μόνο  στην  επικύρωση  ιδιωτικών  εγγράφων  ή  εγγράφων εκδοθέντων  από  αλλοδαπές  αρχές,  τα  οποία  είναι  ήδη  επικυρωμένα  από  δικηγόρο (αριθ.  1042725/497/0006Δ/16.5.2005  έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15_7381/ 25.4.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

25.-   Επικυρώνονται   από   τις   Διοικητικές  αρχές   και   τα   Κ.Ε.Π.   αντίγραφα εγγράφων που εκδίδει η Μουφτεία;

 Η  Μουφτεία,  παρά  το  γεγονός  ότι  χαρακτηρίζεται  από  τη  νομοθεσία  ως  δημόσια υπηρεσία,  δεν  αποτελεί  Διοικητική  Αρχή,  γιατί  δεν  ασκεί  διοικητικές  αρμοδιότητες.

Κατά  συνέπεια,  τα  έγγραφα  που  εκδίδει  δεν  είναι  διοικητικά  και  επομένως  δεν

επικυρώνονται   από   οποιαδήποτε   διοικητική   αρχή   ή   τα   Κ.Ε.Π.,   καθόσον   δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.

  Επειδή  τα  έγγραφα  που  εκδίδονται  από  τις  Μουφτείες,  δεν  είναι  ιδιωτικά έγγραφα  ή  έγγραφα  που  έχουν  εκδοθεί  από  αλλοδαπές  αρχές,  δεν  εμπίπτουν  στη διάταξη του δεύτερου εδαφίου της παρ. 5 του άρθρου 16 του Ν. 3345/2005 και ως εκ τούτου  οι  διοικητικές  αρχές  και  τα  Κ.Ε.Π.  δεν  νομιμοποιούνται  να  επικυρώσουν αντίγραφο  των  εν  λόγω  εγγράφων,  ούτε  από  ακριβές  αντίγραφό  τους,  έστω  και  αν έχει,  πρωτίστως,  επικυρωθεί  από  δικηγόρο  (αριθ.  1047496/501/0006Δ/18.5.2006 έγγραφό  μας  και  το  επισυναπτόμενο  σε  αυτό  ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.6597/28.3.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α).

26.-  Εκτός  από  τα  διοικητικά  έγγραφα,  οι  δικηγόροι  και  οι  συμβολαιογράφοι ποια άλλα έγγραφα μπορούν να επικυρώνουν;

  α) Οι δικηγόροι έχουν το δικαίωμα να εκδίδουν επικυρωμένα αντίγραφα κάθε είδους  εγγράφων  (ιδιωτικών,  συμβολαιογραφικών,  εκδοθέντων  από  αλλοδαπές αρχές  κ.λπ),  που  υπάρχουν  σ’  αυτούς,  έστω  και  προσωρινώς  (ανεξαρτήτως χρονικής διάρκειας), εφόσον βεβαιώνουν την ακρίβειά τους.

β)  Οι  συμβολαιογράφοι  μπορούν  να  εκδίδουν  και  να  χορηγούν  αντίγραφα μόνο  των  εγγράφων  που  συντάσσουν  και  φυλάσσουν  οι  ίδιοι,  καθώς  και  των εγγράφων που είναι προσαρτημένα ή αναφέρονται σε αυτά  (αριθ.  1096185/  1224/  0006Δ  /11.10.2005  και  1107063/1340/0006Δ/11.10.2005

έγγραφά μας). 

 

27. Πως ορίζονται οι αρμόδιοι υπάλληλοι, που είναι επιφορτισμένοι με το έργο της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων;

Με  απόφαση  του  Προϊσταμένου  της  Υπηρεσίας  τους  (αριθ.  1069539/  775/  0006Δ/ 27.7.2006 έγγραφό μας).

28.  Ποια  αντίγραφα  εγγράφων  δεν  νομιμοποιείται  να  επικυρώνει  υπάλληλος Διοικητικής    Αρχής    ή    Κέντρου    Εξυπηρέτησης    Πολιτών,    που    είναι επιφορτισμένος με το έργο της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων:

Δεν νομιμοποιείται, κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 36 του Ν. 2683/1999 (ΦΕΚ 16/Α΄), να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων, τα οποία:

      α) έχουν συνταχθεί εκτός της υπηρεσιακής του σχέσης και τον αφορούν (όπως τίτλους σπουδών, άδεια οδήγησης, διαβατήριο, αστυνομική ταυτότητα),

      β)  συνέταξε  η  ίδια  του  η  Υπηρεσία,  εφόσον  ισχύουν  τα  κωλύματα  που αναφέρονται στις προαναφερθείσες διατάξεις.

Στις περιπτώσεις αυτές, πρόδηλο είναι ότι η επικύρωση θα γίνει είτε από τον, κατά νόμο, αναπληρωτή του, είτε από υπάλληλο άλλης Διοικητικής Αρχής.

Επιτρέπεται,  όμως,  να  επικυρώνει  αντίγραφα  διοικητικών  εγγράφων,  στην  έκδοση των οποίων συνέπραξε ή τα υπέγραψε ο ίδιος, ως αρμόδιο όργανο, σύμφωνα με τις διατάξεις  της  παρ.  1  του  άρθρου  16  του  Ν.  2690/1999  (ΦΕΚ  45/Α΄),  εφόσον  η σύμπραξη αυτή δεν αντίκειται στις διατάξεις του άρθρου 36 του Ν. 2683/1999. (αριθ. 1092066/1113/0006Δ/25.10.2006 έγγραφό μας και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_21657/9.10.2006 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α)